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A la luz de la actual pandemia global de Covid-19, todos estamos trabajando (y gestionando) mucho… a distancia. Y mientras que en el mundo de Bette Midler hay armonía y paz desde la distancia, en nuestro mundo, las cosas pueden ser un poco más complicadas.
De hecho, trabajar a distancia puede ser muy difícil. Especialmente si eres un líder (como yo) que no está acostumbrado a trabajar de forma remota, y mucho menos a administrar un equipo remoto. En la última semana, me encontré no solo extrañando a mis compañeros de equipo, sino que también me encontré luchando por comunicarme de las maneras que antes eran tan simples (adiós, la capacidad de pasar por el escritorio/la oficina de alguien), luchando por priorizar las formas que solían funcionar tan bien (sesiones largas de lluvia de ideas en la pizarra en persona) y luchando por mantenerme conectado con mi equipo.
Entonces, ¿cómo podemos nosotros, como líderes y empleados, liderar bien… desde la distancia? Lo tenemos cubierto con siete consejos.
7 reglas para vivir al administrar un equipo remoto
#1: Discutir las expectativas con su equipo y recapitular esas expectativas
Como gerente, usted juega un papel fundamental en la preparación de su equipo remoto para el éxito. Para comenzar, reserve algo de tiempo para tener un diálogo abierto y honesto sobre el plan de trabajo desde casa con su equipo.
Esta conversación debe describir lo que se espera de cada miembro del equipo, abordar de manera proactiva los desafíos potenciales y resaltar las oportunidades. Al revisar las expectativas, identifique claramente las herramientas que se utilizarán para la comunicación y la gestión de tareas/proyectos, establezca cadencias regulares para compartir actualizaciones de estado (HAGA hincapié en que el exceso de comunicación es BUENO), establezca parámetros para registros y reuniones, revise su plan para fomentar una cultura de equipo sólida y proporcione a los miembros del equipo un canal supervisado regularmente donde puedan pedir ayuda en cualquier momento.
Una vez que haya esbozado el plan, proporcione suficiente tiempo para responder preguntas (anote todas las preguntas y respuestas) y envíe un resumen escrito de la discusión a todos para que puedan consultarlo más adelante. Realice un seguimiento individual con los miembros del equipo durante las próximas semanas para verificar y perfeccionar el plan.
#2: Comunicar en exceso… estratégicamente
Como se indica en el Consejo n.º 1, la comunicación excesiva es clave cuando se trabaja de forma remota, pero aún debe involucrar una estrategia; de lo contrario, su comunicación se convierte en ruido. Esto simplemente significa que no necesita publicar el mismo mensaje en todos los canales de comunicación posibles disponibles para usted si no es necesario.
Su equipo comenzará a ignorarlo si su comunicación no es relevante o reflexiva. En su lugar, determine qué canales sirven para qué propósito para su equipo.
Por ejemplo, un mensaje directo de Slack es una excelente manera de hacer una pregunta rápida y única, mientras que un canal de Slack para equipos brinda un gran espacio para hacer una pregunta rápida cuya respuesta puede beneficiar a todo el equipo. Una videollamada puede ser una mejor opción para una pregunta o un tema que requiere una respuesta más compleja, y un correo electrónico puede ser el método para resumir esa conversación.
Determine la mejor estrategia de comunicaciones que funcione para su equipo, impleméntela y continúe refinando esa estrategia para que siga siendo efectiva.
#3: Configure su espacio de trabajo designado
Hablando de efectivo, mientras trabaja desde la comodidad de su cama suena como una gran idea, en realidad es una forma segura de borrar su día de trabajo. Está la comodidad, y luego está la comodidad de solo voy a acurrucarme con Netflix.
Dile a tu equipo.
Cuando se trata de clasificar el de tu equipo elementos de acción para trabajar desde casa, “designar un espacio de trabajo definido” es el elemento n.º 1 porque ayuda a establecer este límite definido entre la vida laboral y la familiar. Ya sea que su espacio de trabajo sea un escritorio en su sala de estar, una sección de la mesa de la cocina o una verdadera oficina en el hogar, este espacio debe configurarse para permitir la productividad.
Para empezar, SÍ seleccione un tranquilo espacio que no incluya mucho tráfico peatonal a la vista de su cámara web. Verifique su conexión WiFi y luego agregue los elementos básicos como un monitor, un soporte para computadora portátil y una silla resistente. ¡Siéntase libre de personalizar desde allí! Tal vez eres un padre (de plantas, mascotas, niños no juzgamos) y quieres mostrar una foto o una planta en tu espacio de trabajo.
Para hacerlo aún más divertido, comparta una foto de su espacio de trabajo con su equipo en Slack (u otra plataforma de chat) y anímelos a que también lo hagan, o considere que todos proporcionen un mini recorrido virtual durante su primera reunión de video del equipo.
#4: Vístete todos los días
Ha designado su espacio de trabajo (y con suerte le ha agregado algún carácter). ¡Ahora hablemos de vestirse por la mañana!
Cuando digo vístete, no me refiero simplemente a ponerte la ropa. Espero sinceramente no tener que decirte que te pongas ropa. Me refiero a “vestirse bien”.
Sube el listón y piensa fuera del cajón de los pijamas, al menos para la parte de ti que se ve en la cámara (mirándolos fanáticos de #BusinessMullet).
¿De verdad quieres que te recuerden por usar tu bata de baño de Quidditch de Harry Potter en esa reunión de Zoom (la que pensamiento era solo audio)?
Al tomar la decisión consciente de vestirte, no solo evitas los interminables memes que muestran tu ropa de dormir súper genial, sino que te comunicas a ti mismo y al mundo que estás listo para enfrentar el día.
¿Por qué no alentar a los miembros de su equipo a que también se vean lo mejor posible para que también puedan sentirse lo mejor posible (eso es lo más importante!).
#5: Mueva las reuniones periódicas en línea para crear consistencia/estructura
Ha configurado su espacio, luce nítido de cintura para arriba, se siente emocionado por su día… ¡está listo para su primera videoconferencia remota con su equipo! Es hora de mover sus reuniones en línea.
Si no lo ha hecho anteriormente, ahora es un buen momento para dar un paso atrás y evaluar honestamente su alineación de reuniones actual y decidir qué reuniones mantener, matar y/o combinar.
La regla general aquí: es más fácil cancelar una reunión programada que programar una sobre la marcha. No uses el trabajo desde casa como una razón para cancelar todas tus reuniones. En cambio, use su nueva normalidad como una razón para evaluar sus reuniones actuales.
Para comenzar: anote el propósito de cada reunión, las partes interesadas clave, la frecuencia y la duración de la reunión, y su clasificación de la eficacia de la reunión.
Cancele las reuniones improductivas (SÍ notifique a los asistentes), revise los detalles de las reuniones necesarias pero actualmente ineficaces y mueva todas las reuniones importantes en línea (SÍ actualice las invitaciones del calendario con detalles de llamadas y comparta una agenda flexible).
Mantener un cronograma de reuniones recurrentes (efectivas) establece regular oportunidad de colaboración, discusión y registro para su equipo, así como un buen marco a medida que construyen sus propias semanas laborales y horarios de reuniones.
#6: Hacer contacto TODOS los días
¡Excelente! Has hecho mucho hasta este punto. Ha identificado los canales de comunicación de su equipo (al menos UNO debe permitir la conexión cara a cara), ha ayudado a establecer algunos parámetros sobre cómo comunicarse de manera efectiva y ha movido toda su comunicación e interacción en línea.
Dicho esto, a menos que sus semanas sean con frecuencia intensivas en reuniones, estas acciones no garantizan que vaya a tener tanto tiempo cara a cara como en la oficina.
En un día normal de trabajo en la oficina, muchos de nosotros, como mínimo, ver varios miembros del equipo cada hora. Esto puede reducirse a cero en un día en que trabaja de forma remota, si lo permite, y puede crear una profunda sensación de soledad y aislamiento.
A medida que avanza en su día, pregúntese:
- ¿Ha tenido alguna interacción cara a cara hoy?
- ¿Está su equipo interactuando activamente a través de sus canales de comunicación?
- ¿Hay algún miembro del equipo que haya estado más callado que otros?
Use espacios en su horario para registrarse activamente con miembros aleatorios del equipo. El video es una excelente manera de registrarse, pero incluso una nota rápida sobre Slack o chat tiene un impacto. Hazle saber a tu equipo que estás ahí para ellos y velando por su bienestar.
#7: Priorizar la salud mental
Hemos esbozado algunas formas de combatir el aislamiento y conectarse con su equipo, pero no nos hace bien suponer que la soledad no se infiltrará a pesar de nuestros mejores esfuerzos.
Esto se aplica a USTED y también a su equipo.
SÍ anime a los miembros de su equipo a designar tiempo en sus horarios/calendarios para descansos regulares, tal como lo harían en cualquier otra reunión.
Tratar los descansos de esta manera le comunicará a su equipo que usted prioriza su bienestar y espera que ellos hagan lo mismo. Vaya un paso más allá y ofrezca algunas sugerencias e ideas para maximizar ese tiempo.
La meditación, el yoga, una caminata alrededor de la cuadra, una taza de té caliente, una siesta, un episodio de podcast, un capítulo de un libro: todas estas opciones son excelentes formas de reiniciar.
No olvide sugerir que los miembros de su equipo se alejen de sus espacios de trabajo durante su tiempo de descanso y silencien las notificaciones. Si bien es un detalle aparentemente menor, alejarse de su espacio de trabajo (incluso si se trata de la mesa de la cocina) refuerza la separación de su vida laboral y familiar.
Espero que estos consejos hayan servido de base para que usted y su equipo naveguen juntos por este momento interesante.
Como último consejo, sé amable.
Estoy seguro de que tu mente se dirigió inmediatamente a tu equipo, porque ese es el tipo de persona que eres.
Pero ahora mismo, mi consejo es que recuerdes ser amable con tú mismo.
Estás navegando por lo nuevo; los errores son inevitables. Sea amable al cometer esos errores, aprenda de ellos y siga adelante. Tu equipo te está mirando como guía.
Cómo respondes a nuestro mundo cambiante y navegas a través del caos es lo que más recordarán.
¡Y sé que tienes esto!
